OH no!!!! Esa frase es muy típica escucharla cuando nos indican que tenemos que trabajar un proyecto en equipo. Sin embargo es una realidad que nuestra sociedad nos obliga desde chiquitos a hacerlo todo en grupo: la familia, la iglesia, la escuela, el cine, las fiestas, los tapones…..

El mundo corporativo no se libera de esta “regla social” de trabajar en grupo y aunque pensemos que hacemos el trabajo solo, la realidad es que detrás (o al frente) hay una maquinaria, un grupo o equipo, que comparte anónimamente el éxito (o fracaso) con nosotros. Sin embargo, aunque deberíamos estar acostumbrados a trabajar en equipo desde “siempre”, la realidad que es un dolor de cabeza y en muchas ocasiones terminamos halándonos los pelos (bueno simbólicamente, porque si no seriamos muchos los calvos).

Trabajar la gerencia de un proyecto envuelve la planificación, organización, estructura e implantación de las estrategias y tácticas que lograrán la feliz consecución del mismo en el tiempo propuesto. Esta responsabilidad no es de una sola persona sino que para que un proyecto tenga real éxito es necesario que sea trabajado por un equipo creado y juntado para lograr los objetivos trazados y claro realizar el proyecto a cabalidad.

Pero seamos realistas, el trabajo en equipo (de grupo) puede ser difícil y complicado. Tratar de sincronizar la creatividad, entusiasmo, estilos, tiempos y opiniones de cuatro editores de un documento puede ser una verdadera pesadilla y experiencia abrumadora. A continuación unos sencillos consejos y trucos que fácilmente pueden ahorrarle mucho tiempo y contratiempos.

1. En primer lugar, asegúrese de que los miembros del grupo tengan acceso a múltiples formas de ponerse en contacto entre sí. Intercambie números de teléfono, direcciones de correo electrónico y nombres de aplicaciones  para mensajería instantánea o llamadas de conferencia (SMS, Skype, Facebook, GoogleTalk, etc). Los miembros del grupo deben poder comunicarse entre sí para facilitar las actualizaciones rápidamente o si algo va mal.

2. El estar consciente de los otros compromisos, responsabilidades y comunidades a los que sus miembros pertenecen puede ayudarle a evitar obstáculos. Familiarícese con las actividades en que está involucrado cada componente y realice un seguimiento de las otras responsabilidades para que pueda planificar alrededor de ellos.

3. Divide y vencerás. Piense en grande y trabaje en pequeño.  Para llegar a la meta hay muchos pasos que dar, así que lleve el ritmo del grupo de manera consecuente asignando tareas más pequeñas y manejables. Dividir en pequeños comités o grupos de trabajo para la realización de tareas permitirá que el trabajo se mueva más rápido, enfocada la atención  en tareas específicas, fomenta una participación más significativa y balanceada de todos los implicados.

4. Cree un calendario con los plazos y objetivos de tiempo del trabajo que se debe hacer. Asegúrese de que establece una cadena de comunicación efectiva y frecuente donde el equipo se informe mutuamente sobre los progresos realizados.

5. Recuerde que la comunicación es crítica: mantener las líneas de comunicación abiertas es la clave. Si usted es el líder de grupo sea claro y directivo con las asignaciones y asegúrese de disponer de algunos canales de re-alimentación. No tenga miedo de sobre comunicar y siempre corrobore que la información fue entendida, no deje espacio para interpretaciones, esto puede atrasar o desviar el proyecto en otra dirección.  Puede evitar de hacer trabajo innecesario o tener que volver atrás y limpiar los errores después de que han ocurrido.

6. Del mismo modo, siempre debe compartir sus documentos y planes según van cambiando. Establezca controles para que se circulen las versiones en documentos más actualizadas para mantener una dirección clara y no confundir al equipo.

7. Por último, calendarice reuniones periódicas con el equipo de trabajo para estimular la colaboración. Esto puede ser difícil para los grupos más grandes o más dispares, pero mientras que una reunión cara a cara es generalmente ideal, reuniones también pueden tener lugar por teléfono o en una video conferencia. Las reuniones no sólo son importantes para la actualización sobre los progresos realizados y resoluciones de situaciones con el compartir de ideas más eficaces, sino que también funcionan para que el grupo se conecte, exprese sus emociones, aclare dudas y se llene de energías positivas por parte de sus líderes.

Estas DUALOrejitas pueden parecer básicas, pero confíe en que le ayudarán a mantener coherencia dentro de cualquier tipo de grupo y ayudará a que trabaje más eficazmente en conjunto.