Presentaciones Efectivas- La Práctica

Presentaciones Efectivas- La Práctica 03/27/2010

Nota por: Anect Rivas
E s raro asistir a una conferencia, charla, taller y ya hasta eventos sociales, donde en la agenda no se incluya una presentación visual. Y el programa preferido para esto lo es PowerPoint (PP) de Microsoft. Es más interesante y común como los oradores/ presentadores frecuentemente no están preparados para ofrecer un mensaje organizado y coherente apoyado por las imágenes presentadas en la pantalla (letras, videos, fotos). Y peor aun cuando el mensaje es dominado por la presentación visual y el orador se convierte meramente en un lector o emisario subyugado a las imágenes. Pero esto no es lo más difícil que un espectador puede experimentar, que tal si además de lo anterior el presentador no está familiarizado con el material o el orden en que fue organizada la información, lo que resulta en que anticipe, repita o elimine información constantemente. Es una realidad que con cada día que pasa las audiencias son más exigentes y comprensivas de la información presentada y que además su tiempo y nivel de captación es más corto, por lo que los presentadores tienen el reto de manejar la información de una manera resumida, dinámica, organizada y especialmente enfocada en los mensajes claves y fundamentales para lo cual se convocó la actividad. Muchos son los factores los cuales infieren directamente en una presentación exitosa como lo es la planificación, organización estratégica de la información y la práctica.

Considerando que es normal que la presentación PP sea preparada por otros componentes en la organización, la práctica se convierte en el elemento más importante para la persona a cargo de brindar y explicar la información a la audiencia. Con esto mente a continuación algunas orejitas de DUAL para facilitar este proceso:

Paso 1

1.   Adquiera la presentación con antelación y revise el material completamente (lea, lea y lea).
2.      Practique en la computadora.
      a.      Práctica 1 y 2- mire las transparencias y explique como si estuviera haciéndolo frente a su audiencia.
                        i.      Coloque en “slideshow view” y practique en vivo.
3.   Práctica 3- ahora que ya está más familiarizado con el material practique enfocándose en su audiencia, no mirando la computadora constantemente.
                        i.      PowerPoint ofrece herramientas instaladas en el programa que le permiten practicar su oratoria así como el tiempo de presentación del material como lo es el “narration feature”. Todo lo que necesita es un micrófono y listo para comenzar:
                 1.      Presione la pestaña denominada “slideshow”, seleccione “narration” y luego OK. PP automáticamente cambia a Slide Show view.
                 2.      Comience su narración en la primera transparencia y continuando a través de toda la presentación.
                 3.      Al llegar al final PP le pregunta si quiere guardar el tiempo, presione YES. PP le regresa al manejador de la presentación pero añadió el tiempo invertido en cada transparencia.
                 4.      Ahora podrá escucharse:
                      a.      Presione “Slide Show view” y escuche lo grabado.
                      b.      Tome alguna notas:
                                                         i.      ¿Cómo es su tono de voz?
                                                         ii.      ¿Detectó alguna muletilla?
                                                        iii.      ¿Hay transición fluida entre transparencias?
                                                         iv.      ¿La transparencia apoya lo que está diciendo?
                                                           v.      ¿Hubo introducción y despedida?
                                                          vi.      ¿Repitió el mensaje o mensajes claves?
                                                        vii.      ¿Cumplió el propósito establecido?
                     c.       Continúe practicando hasta que esté satisfecho con su narración y el manejo del material. El objetivo es que pueda hacer toda la presentación apenas mirando las transparencia; su foco es la audiencia. Si tiene la oportunidad también puede hacer estas prácticas con personas de su confianza que le ayuden a mejorar sus destrezas de presentación.

Paso 2

1.      Siempre que pueda practique en el equipo que va a utilizar, no todos los proyectores, controles inalámbricos y hasta computadoras se comportan igual. El familiarizarse con el equipo puede prevenir que la computadora se actualice automáticamente, el control remoto apague la pantalla o la pantalla achique el área de proyección, entre otros contratiempos no deseados. Siempre piense en plan B:
      a.      Lleve consigo o haga arreglos para tener equipo alterno.
      b.      Lleve la presentación en papel.

Paso 3

1.      Practique en el lugar donde hará la presentación. Si usted esta viajando esto requerirá que llegue con antelación al lugar (y si no…llegue temprano al salón como quiera)
       a.      Practique donde estará parado y el lugar adecuado para colocar el proyector y la computadora.
                          i.      Se recomienda que usted se posicione hacia la izquierda, desde el punto de vista de su audiencia. Sus ojos se moverán fácilmente hacia la derecha para ver las imágenes presentadas. Por nuestro sistema de escritura estamos acostumbrados a mover los ojos de izquierda a derecha.
                  1.      Recuerde que es a usted a quien vienen a ver no a la presentación.
                                                ii.      Identifiquen obstáculos en su área los cuales limiten o impidan su movimiento como cables, arreglos decorativos, mesas, sillas, columnas, etc.

Paso 4

1.      Ahora que ha practicado, conoce el equipo y está familiarizado con su ambiente es hora de confiar en su capacidad para ofrecer una presentación efectiva enfocada en su mensaje y no en el PowerPoint.

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